Upgrade programového systému AdmWin na verzi 1.45

Na dodaném instalačním CD je úplná instalace programového systému AdmWin v.1.45 s update modulem, jenž umí konvertovat data z verzí nižších: AdmWin od v.1.0,  ADM I. od v.6.0 a ADM II. od verze 3.0. Podmínkou úspěšného update je, že pracovní adresář v okně ”Jiné účetnictví” je totožný s cestou na sdílená data. Tj. provést instalaci při licenci:
- standardní – jednouživatelské nesíťové přímo do adresáře s daty AdmWin či ADM. Pokud na tomto PC již byl jednou AdmWin od v.1.11 instalován a nebyl kopírován na jiné místo, nabídne se adresář, kam byl naposled instalován. Update se provede ihned při prvním spuštění programu.
- síťové – provést nejprve instalaci do adresáře se sdílenými daty (na server), tam spustit vlastní program AdmWin, který provede vlastní update souborů a teprve následně provést instalaci na všechna PC v síti tam, kde byl i dříve instalován.
- víceuživatelské – tam, kde je i nyní AdmWin instalován. Update se provede pro každou firmu po prvém přepnutí na ni v okně jiného účetnictví. 
Upozornění! Před instalací nové verze programu si v původní verzi data řádně zazálohujte, minimálně na HD.

Změny ve verzi 1.4 AdmWin

1.	Adresář firem – doplněno rychlé hledání dle vnitřního ID firem, tj. vnitřního systémového čísla firmy v evidenci firem, které je jedinečné. Přiděluje je systém sám automaticky, každé  nové firmě o 1 vyšší, než naposled zaevidované.
2.	Faktury - nastavení - Obecné hodnoty - doplněno nastavení ”Nejčastější formy úhrady”, kterou si lze přednastavit výběrem z rozbalovacího seznamu. Toto nastavení se projeví jen u nově zapisovaných faktur přijatých i vydaných, tj. nově zadávaná faktura má nastavenou tuto formu úhrady , kterou lze na ní změnit včetně výpočtu data splatnosti z přináležejících dnů splatnosti.
3.	Zásoby
3.1	Nastavení - Obecné hodnoty
3.1.1	Zaškrtávací pole "Zaokrouhlovat prodejní cenu včetně DPH, při nezaškrtnutí bude zaokrouhlována prodejní cena bez DPH" – u plátců DPH se prodejní cena vypočítává z  pořizovací ceny, jenž je bez DPH. Není-li toto pole zaškrtnuto, zaokrouhlí se na zadaný počet desetinných míst cena bez DPH. Je-li zaškrtnuto, vypočte se prodejní cena bez DPH zaokrouhleně na 2 desetinná místa a sazbou DPH na skl.kartě vypočte prodejní cena s DPH. Na zadaný počet desetinných míst se zaokrouhlí až tato prodejní cena s DPH a znovu se zpětně sazbou DPH vypočte prodejní cena bez DPH. Výpočet ceny bez DPH - cena s DPH dělená hodnotou 1,19 nebo 1,05 dle sazby na skl.kartě. Výsledná cena bez DPH je zaokrouhlena na 2 desetinná místa - tímto zaokrouhlením může při větším množství docházet k  nepřesnostem. Proto zaškrtnutí používejte uvážlivě - týká se všech skladových položek. Implicitní nastavení je nezaškrtnuto.
3.1.2	Nastavení "Procento rozptylu nákupní ceny od poslední" – implicitní hodnota je 10%. Při záznamu příjmu na sklad se zadaná cena pořízení kontroluje na poslední. Pokud je zadaná cena mimo stanovený procentní rozptyl, zobrazí se na tuto skutečnost upozornění a zadanou cenu zkontrolujte. Upozornění nepodceňujte, je to dosti účinná ochrana před zadáním chybné ceny. V případě záznamu ceny v cizí měně je poslední cena na kartě pro porovnání přepočítávána kurzem uvedeným na dokladu, na který se příjem provádí. 
3.2	Úprava rychlého vyhledávání dle EAN – čárkového kódu –v případě nenalezení zadané hodnoty se ukazovátko (inverzní pole) posouvá nikoliv na nejbližší následující, ale až za seznam se skladovými položkami a navíc se zobrazí upozornění na nenalezenou položku tak, aby nebylo možné omylem vydat nebo naskladnit něco jiného.
3.3	Na skladové kartě za polem pro název dodavatele doplněno tlačítko pro výběr firmy dodavatele z adresáře firem. Jde jen o pomocnou funkci pro ještě nenakupovanou položku, protože v případě příjmu na sklad dodacím listem nebo fakturou je název firmy na kartě přepsán dodavatelem z tohoto dokladu.
4.	Dlouhodobý majetek – úpravy dle zákona o dani z příjmu ve znění zák.č.676/2004 Sb.
4.1	Hmotný - DHM
4.1.1	Nárok na daňové zvýhodnění dle § 34 (neinvestiční odpočet) pro položky DM pořízené po 1.1.2005 již nelze použít. Na inventární kartě tento údaj nadále zůstává z evidenčních důvodů a dále lze použít pro položky pořízené před 1.1.2005, v následujících obdobích, pokud nebyl uplatněn v roce pořízení z důvodu nízkého příjmu.
4.1.2	Nové odpisové skupiny a k nim přináležející roky odepisování. Přibyla odpisová skupina 1a a zkrátily se doby odepisování: 
Skupina: 	1	3 roky
1a	4 roky
2	5 let
3	10 let
Při změně odpisové skupiny na evidenční kartě se automaticky do let odepisování doplní počet let ze zákona nově zadané skupině přináležející. Z důvodu případné nutnosti zpracování odpisů předchozích let lze ručně přepsat.
POZOR! Při update na tuto programovou verzi se automaticky u již evidovaných položek roky odepisování nemění, protože uživatel může ještě dokončovat zpracování předcházejícího daňového období. Uživatel si sám musí projít již evidovaný dlouhodobý majetek zařazený ve skupinách 1 až 3, popřípadě změnit zatřídění do odpisové skupiny a změnit počet let odepisování. Také některé budovy byly dle ZDP zpět přeřazeny do skupiny 5. Při dokončování předcházejícího období je nutno pamatovat, že při změně odpisové skupiny již automaticky naskakují nové roky odepisování. V systému jsou stále postupy zpracování daňových odpisů předchozích období před rokem 2005. Použití odpisové sazby či koeficientu systém sám automaticky dosazuje dle odepisovaného roku. Rok 2004 a nižší dle původního způsobu, rok 2005 a vyšší, dle nového.
4.1.3	Nové daňové odpisy
V souvislosti se změnou počtu let odepisování se mění i procenta ročních odpisových sazeb u rovnoměrného a koeficienty zrychleného odpisu. Nově se umožňuje u nově pořízeného majetku u prvního vlastníka v prvním roce odepisování zvýšit hodnotu odpisu o:
20 %	stroje pro zemědělství a lesnictví označené ve Standardní klasifikaci produkce kódem 29.3, a to jen u poplatníka s převážně zemědělskou a lesní výrobou,
15 % 	pro zařízení na čištění a úpravu vod označené ve Standardní klasifikaci produkce kódem 29.24.1 využívaném ve stavbách zařazených podle Klasifikace stavebních děl CZ-CC vydané Českým statistickým úřadem, do podtřídy 125113, pro třídicí a úpravárenské zařízení na zhodnocení druhotných surovin zahrnutých v oddílu 29 Standardní klasifikace produkce, pomocí něhož jsou zpracovány druhotné suroviny ve skupinách 37.10 a 37.20 Standardní klasifikace produkce, 
10 % 	pro hmotný majetek zatříděný v odpisových skupinách 1 až 3 s výjimkou hmotného majetku uvedeného v následujícím odstavci. 
Zvýšenou roční odpisovou sazbu nelze uplatnit u letadel, pokud nejsou využívána provozovateli letecké dopravy a leteckých prací na základě vydané koncese a provozovateli leteckých škol, u motocyklů a osobních automobilů, pokud nejsou využívány provozovateli silniční motorové dopravy a provozovateli taxislužby na základě vydané koncese a provozovateli autoškol nebo pokud se nejedná o osobní automobily v provedení speciální vozidlo podskupiny sanitní a pohřební podle zvláštního právního předpisu, hmotného majetku označeného ve Standardní klasifikaci produkce kódem 29.7 (přístroje  pro domácnost, jinde neuvedené) a 35.12 (rekreační a sportovní čluny). 
Za prvního vlastníka hmotného movitého majetku se pro účely tohoto zákona považuje poplatník, který si jako první pořídil nový hmotný movitý majetek, který dosud nebyl užíván k určenému účelu a u předchozího vlastníka byl zbožím.
V systému se procento zvýšení odpisu určí rozbalovacím seznamem ”%zvýšení odp.v 1.roce” - procento zvýšení odpisu v prvním roce odepisování.
4.2 	Nehmotný - DNHM – znovu zavedeny daňové odpisy
Odepisuje se vždy jen rovnoměrně. Daňový odpis se uplatňuje ve výši stanovené podle počtu měsíců odpisování, počínaje měsícem po jeho zařazení. Na rozdíl od hmotného majetku toto daňové odpisování nelze přerušit. 
Doba odpisování, pokud nevyplývá z licenční smlouvy, je stanovena následovně: 
Software a nehmotné výsledky výzkumu a vývoje	36 měsíců (v roce 2004 však 48 měsíců)
Audiovizuální díla	18 měsíců
Zřizovací výdaje	60 měsíců
Licenční práva 	podle smlouvy
Ostatní a není-li doba užití určena smlouvou	72 měsíců
Na inventární kartě není odpisová skupina a doba odepisování se zadává v měsících. V oblasti výpočtu daňových odpisů není procento zvýšení odpisu v prvním roce odpisování a procento odpisu či koeficient. Při výpočtu daňových odpisů se navíc kontroluje doba odepisování - musí být vyšší 12 měsíců, jinak nejde o dlouhodobý majetek. Při vlastním výpočtu se pro rok odpisu shodný rokem aktivace bere počet měsíců do konce roku od data aktivace včetně krát cena pořízení dělená počtem měsíců odepisování. V dalších letech se daňový odpis vypočte jako 12 krát cena pořízení dělená počtem měsíců odepisování, až do úplného odepsání.
Dříve evidovaný a daňově odepisovaný nehmotný majetek je nutno ručně upravit v počtech měsíců odepisování. Předchozí způsob výpočtu odpisů v systému již není, protože v předchozích letech se do nákladů zahrnoval jen pomocí účetních odpisů v PÚ a v DE celý v době pořízení. 

5.	Pracovníci a mzdy
5.1	Pracovníci firmy 
5.1.1	Na evidenční kartu pracovníka doplněny
 nové údaje:
”Vzdělání” – jen informativní údaj – uvádí se zkratka nejvyššího dosaženého stupně vzdělání, např. SŠ, VŠ apod.
”KZAM” – jen informativní údaj – kód zaměstnání dle platného třídníku klasifikace zaměstnání
- v adrese za ulicí doplněno pole pro číslo domu. Do adresy se nově zadává název ulice v adrese bydliště a zvlášť číslo domu. Nutné rozdělit pro správný tisk ELDP. Po upgrade na tuto programovou verzi je nutné existující evidované ručně rozdělit. Uvádí se odpovídající číslo domu, v němž má pojištěnec trvalé bydliště. Obsahuje-li adresa číslo popisné i orientační, uvádějí se obě tato čísla (s lomítkem), přičemž není rozhodné, které číslo bude uvedeno jako první. V čísle domu lze uvádět i písmena abecedy, např. označení bloku domu (1319/1A nebo 1319/IXa, apod.)
nová tlačítka:
”Doplňkové údaje pro ELDP” kam je nutné doplnit povinné údaje dle §37 zákona 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení v platném znění (po novele č.53/2004 Sb.) - bez těchto údajů není možné následně ani tisknout ELDP.
”Vytvoření ELDP” – vytvoří nový ELDP podle podmínek popsaných v ”Automatickém vytvoření ELDP” pro tohoto pracovníka. Nutné používat při ukončení jeho činnosti v průběhu roku, pokud je známo, že v nejbližší době opět nenastoupí - viz popis k ELDP. Vytvořené ELDP je nutné následně odsouhlasit ve zpracování ELDP. Pokud již pro zadaný rok zpracovávaného osobního a rodného čísla ELDP existuje, zobrazí se na tuto skutečnost upozornění s dotazem, zda si přesto přejete vytvořit nový - při kladné odpovědi se vytvoří další nové ELDP dle podmínek popsaných ”Automatickém vytvoření ELDP” jakoby předchozí neexistovalo - takové případy je obzvláště nutné následně ručně upravit.
Poznámka. Rodné číslo na kartě pracovníka se stává klíčovým údajem pro přiřazení doplňkových údajů k ELDP a pro vlastní evidenci ELDP. Proto jej neměňte! Pokud jej změníte, musíte znovu založit doplňkové údaje k ELDP, evidované ELDP musíte vymazat a vytvořit znovu!
5.1.2	Doplňkové údaje pro ELDP (evidenční listy důchodového pojištění) – okno s doplňkovými údaji pro důchodové pojištění – povinné evidovat dle § 37 zák.č.582/1991 Sb. V systému jsou dále použity pro tisk přihlášky zaměstnance k sociálnímu pojištění a tisk ELDP. Váže se na základní kartu pracovníka přes rodné číslo, tj. je-li pro účel zpracování mezd pracovník evidován vícekrát nebo došlo k jeho opětovnému nástupu, jsou zde tato data stále k použití. Evidují se zde následující údaje:
”Státní občanství” – státní příslušnost
”Dřívější příjmení” – uvádí se jen, bylo-li ještě nějaké jiné od stávajícího i rodného
”Pošta na ELDP” – nutné pro tisk ELDP – zadává se prvních 5 písmen názvu dodávací pošty, např. pošta Hradec Králové – Hrade, České Budějovice – České (neužívají se zkratky typu Hkral, Čbudě apod.) 
”Pohlaví” – vybírá se jen z rozbalovacího seznamu ”muž” nebo ”žena”  
”Cizozemské pojištění – poslední” – vyplňuje se jen byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a organizace je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti. Uvádí se ”Číslo” tohoto cizozemského pojištění, ”Název” a ”Adresa” nositele” tohoto cizozemského pojištění. Pokud byl zaměstnanec pojištěn v cizině vícekrát, uvádí se jen poslední pojištění. 
”Trvalý pobyt v cizině” – vyplňovat jen u osob, které nemají trvalý pobyt na území ČR – tiskne se jen na přihlášku k pojištění
”Doby výkonu voj./civilní služby, pobírání peněžité pomoci v mateř.” – ke sledování dob účasti na důchodovém pojištění, po kterou trval výkon vojenské služby v ozbrojených silách na území ČR (V), výkon civilní služby (C), nebo po kterou žena pobírala peněžitou pomoc v mateřství, muž pobíral peněžitou pomoc (M). Peněžitou pomoc stačí uvádět jen, kryje-li se doba této pomoci s termínem zaměstnání v organizaci. 
	”Druh” – uvádí se jedním znakem:
	V – výkon vojenské služby
	C – výkon civilní služby
	M – čerpání dávek peněžité pomoci v mateřství
	”Datum od” – zadává se celé kalendářní datum, od kdy trvala tato doba účasti na pojištění
	”Datum do” – zadává se celé kalendářní datum, do kdy trvala tato doba účasti na pojištění
	Aktualizace se provádí přímo v řádcích seznamu těchto dob po stisku tlačítka ”Přidat”,  jenž do seznamu přidá prázdný řádek. Stiskem tlačítka vymazat se aktuální řádek zruší.
Do tisku ELDP se vybere jen taková doba, za kterou se ELDP podává.
”Číslo státu, jde-li o prac. bez trvalého i přech. pobytu na území ČR” – vyplňovat jen v případě, že jde o zahraničního pracovníka, jenž do práce dojíždí a nemá na území ČR žádný pobyt (v příhraničních oblastech). Pokud bude vyplněno, nebude na ELDP vytištěno PSČ z adresy pracovníka, ale v poli pro PSČ toto číslo státu.  Číselník států je předepsaný Českou správou sociálního pojištění, tlačítkem pod tímto polem lze z něj vybrat.
”Starobní důchod” – v této oblasti se jen uvádí doplňující informace k starobnímu důchodu:
”Datum vzniku nároku” – zadává se datum, kdy vznikl nárok na starobní důchod. Nikoliv, kdy jej nastoupil, ale kdy jej začal pobírat.
”Druh” – druh starobního důchodu (§ 29, 30, 31, 74, 76, 94 zákona o důchodovém pojištění).
”Číslo rozhodnutí” – číslo rozhodnutí o přiznání důchodu, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti
 ”Kdo vyplácí invalidní/starobní důchod” – datum od kdy a jaký stupeň invalidního důchodu je přímo na kartě zaměstnance, zde se jen uvádí, název a adresa toho, kdo jej vyplácí
”Náhrady za ztrátu na výdělku za pracovní úraz (nemoc z povolání)” – organizace je povinna vést evidenci o náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání), které vyplácí, o době, důvodu a výši v těchto náhrad v jednotlivých letech. Vlastní evidence se v systému provádí formou přímého zápisu do seznamu těchto jednotlivých případů – na jeden řádek se zadávají údaje o jednom případu na jeden kalendářní rok, tj. je-li případ přes horizont kalendářního roku, rozděluje se na řádky po jednotlivých letech. Přidání či vymazání chybného řádku se provede pomocí tlačítek vpravo od seznamu. Záznamy se provádí přímo do řádků seznamu dle nadepsaných sloupců:
”Rok” – rok, za který byla náhrada vyplácena.
”Dat.od” – datum vzniku vyplácení náhrady
”Dat.do” – datum ukončení vyplácení náhrad
”Náhrada” –  výše náhrady vyplacené za zadaný rok
”Důvod poskytování náhrady” – textový popis důvodu poskytování této náhrady
”Předešlý zaměstnavatel (název a adresa)” – jen pro tisk přihlášky a vlastní informaci. Stačí uvádět jen zkrácenou formou, neboť do tiskopisu se vejde jen cca 50 znaků dle velikosti řetězce proporciálních znaků.
”Pozn.” – dvouřádkové pole pro zápis poznámek k tomuto pracovníkovi. Začátek prvního řádku se přetiskuje do poznámky na přihlášku ve velikosti kolem cca 50 znaků dle velikosti řetězce proporciálních znaků.  Uvádí se sem další údaje, vyplývá-li jejich evidování z požadavků práva Evropského společenství a z mezinárodních smluv o sociálním zabezpečení.
Druhý řádek je volný pro vnitřní potřebu organizace.
”Počet vychovaných dětí u žen” – uvede se počet vychovaných dětí, jenž zakládá nárok na snížení věkové hranice odchodu do důchodu. Jen se přetiskuje na přihlášku.
5.1.3 	Nový tiskopis přihlášky zaměstnance k důchodovému pojištění, vzor ČSSZ 89506 1 I/2005, není již jen pro malé organizace, mohou jej využívat i velké organizace. Většina údajů pro jeho tisk se přebírá z evidenční karty zaměstnance a především z  nového evidenčního okna s doplňkovými údaji pro ELDP. Bez těchto údajů nelze tiskopis vytisknout. Před vlastním tiskem je jen zapotřebí doplnit údaje:
”Pracovní úvazek (dní a hod.v týdnu)” – uvede se kolik dní v týdnu má zaměstnanec podle pracovního úvazku pracovat a jaká je jeho týdenní pracovní doba v hodinách. Přednaplňuje se počtem dní v týdnu 5 a denní úvazek z karty zaměstnance krát 5 do počtu hodin týdně.
”Předpokládaný měsíční hrubý příjem” – do hrubého měsíčního příjmu se započítává veškerý očekávaný příjem v penězích, který zaměstnanec obdrží v souvislosti s výkonem zaměstnání zakládajícím nárok na nemocenské pojištění. Není-li příjem pravidelný, uvede se průměrný měsíční příjem. Přednaplňuje se základním platem a je zapotřebí jej korigovat o předpokládané příplatky, prémie a odměny.
”Místo výkonu činnosti – uvádí se stát” - zadává označení státu, ve kterém je činnost vykonávána
”Je zaměstnanec již pojištěn (zabezpečen z některé další činnosti)” – je-li  zaměstnanec pojištěn u jiné organizace (zaměstnavatele), uvede se plné jméno (název) a adresa této organizace (zaměstnavatele). Je-li zaměstnanec zároveň samostatně výdělečně činný, uvede se druh takové činnosti.
”Datum převedení provádění nemocenského pojištění na OSSZ (PSSZ)” – uvede se datum převedení provádění nemocenského pojištění zaměstnanců organizace, u nichž bylo nemocenské pojištění převedeno na OSSZ (PSSZ)
”Datum” – se přetiskne do tiskopisu
UPOZORNĚNÍ. Zde zadávané údaje se dále nikde v systému neevidují a po ukončení této úlohy (zavření okna) jsou ztraceny.
Stiskem tlačítka ”Start” v oblasti pro tisk, se vytvoří přihláška vzor č. ČSSZ – 89 506 1  I/2005. Strana A. pro odevzdání  a strana B. pro potvrzení o odevzdání. 
5.1.4	Doplněn nový výpis - ”s číslem bank.účtu pro výplatu” – v řádku výpisu je k pracovníkovi vypsáno evidované bankovní spojení pro výplatu mzdy na účet, pro kontrolu jejich správnosti.
5.2	Mzdy – doplněn nový výpis mezd ”Platby závazků z mezd” – přehled závazků vytvořených z mezd v zadaném období, s jejich úhradami, popř. výběrem na středisko. Pozor! Období se zadává datem od - do vzniku závazku, nikoliv obdobím zpracovávaných mezd, protože je výpis je vytvářen ze závazků nikoliv ze zpracování mezd! Tím může být také použit pro jakékoliv období bez ohledu na stav zpracovávaných mezd. Jde o kontrolní výpis přehledu vytvořených příkazů (a tím i závazků) na výplatu odměn pracovníkům po střediscích a k nim připojené platby. Na každém řádku je uvedeno - osobní číslo, příjmení a jméno pracovníka, bankovní spojení pro odvod odměny (mzdy) na účet, nebo označení organizace, již se má platit a bankovní účet, datum vzniku, částka k úhradě, datum splatnosti, a v případě jeho úhrady částka, datum a označení dokladu úhrady. Výpis je vždy tříděn po střediscích, každé středisko začíná na nové straně. Tato sestava má smysl jen v případě, že v hodnotách pro mzdy jsou zaškrtnuty volby pro vytváření závazků z mezd.
5.3	Příkazy k výplatě mezd, ještě před jejich zaúčtováním – možnost přikázat mzdy k úhradě ještě před jejich zaúčtováním, pro případy delších bankovních převodů, či provozně organizačních důvodů. Lze provést jen z ”Celkového přehl.mezd” s nastaveným výběrem na mzdy ve stavu vyúčtovaném (potvrzeného vyúčtování) a popřípadě tento výběr rozšířit o středisko apod. Závazek na výplatu mzdy a k němu příkaz se vytvoří na všechny mzdy v nastaveném výběru pro pracovníky s formou výplaty mzdy na účet. Takto přikázaná mzda se zablokuje proti změnám (není je možné doplňovat a opravovat) a v zaúčtování mezd se na její výplatu závazek a příkaz znovu nevytvoří. Vytváří se jen závazky a příkazy na vlastní výplatu mzdy, nikoliv srážky z mezd a odvody různým institucím. V nastavení hodnot pro mzdy musí být zaškrtnuto zakládání závazků na výplaty vyúčtování a záloh na mzdy. Tato funkce se vyvolá pomocí volby v menu ”Zvláštní” - ”Přikázat k úhr.”. V zadávacím okně se určí datum vzniku závazků a jejich splatnosti tlačítkem ”Provést” se pak  spustí vlastní proces tvorby závazků a příkazů
5.4	Zpracování ELDP – evidenčních listů důchodového pojištění.
5.4.1	Hlavní zásady vedení a předkládání ELDP (převzato z Tiskopis ČSSZ č. 89 381 1)
•	Organizace vede ELDP pro každého pojištěnce (pokud nejde o pracujícího poživatele starobního důchodu, který již dosáhl důchodového věku) vždy za jednotlivý kalendářní rok, příp. jeho část, došlo-li k zahájení výdělečné činnosti, zakládající účast na důchodovém pojištění nebo k jejímu ukončení v průběhu kalendářního roku.
•	Při trvání dvou (více) výdělečných činností jednoho pojištěnce u téže organizace v průběhu kalendářního roku, organizace vyhotovuje a předkládá samostatné ELDP pro každou výdělečnou činnost.
Výjimka z této zásady se připouští jen v případech, že jednotlivé výdělečné činnosti na sebe u téže organizace navazují a v případech, kdy výdělečná činnost skončila před 31. 12. a je nepochybné, že občan ve stejném kalendářním roce do tří měsíců znovu výdělečnou činnost u téže organizace zahájí. Pro tyto situace lze pro daný kalendářní rok  využít další volné řádky ELDP.    
•	ELDP se vyplňuje :
-	po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, trvala-li výdělečná činnost k 31. prosinci,
-	do jednoho měsíce po konečném vyúčtování příjmů v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. prosincem.
•	ELDP se předkládá České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím okresní správy sociálního zabezpečení, v Praze Pražské správy sociálního zabezpečení dále jen OSSZ/PSSZ/, v jejímž obvodu je útvar organizace, ve kterém je vedena evidence mezd, a to do 8 dnů
-	ode dne zápisu údajů do ELDP, 
-	ode dne výzvy orgánu sociálního zabezpečení,
-	ode dne zániku organizace.
V případech, kdy po ukončení výdělečné činnosti plyne ochranná lhůta ( § 42 zák. č. 54/1956 Sb.) a organizaci je známo, že občan nenastoupil jiné zaměstnání, lze s předložením ELDP  vyčkat do uplynutí této ochranné lhůty. Rovněž se  neodesílá ELDP v případě, že občan ve stejném kalendářním roce, nejpozději do tří měsíců po skončení zaměstnání, ve stejném kalendářním roce do zaměstnání u téhož zaměstnavatele znovu vstoupí.
Při úmrtí pojištěnce se předkládá ELDP spolu se žádostí o důchod nebo na vyžádání orgánů sociálního zabezpečení, popřípadě do tří měsíců od úmrtí, nedošlo-li dříve ke zmíněným situacím.
•	Organizace vydává občanovi stejnopis ELDP.
Organizace je povinna vyhotovit dva stejnopisy ELDP. Jeden stejnopis s podpisem pojištěnce si ponechá ve své evidenci po dobu tří kalendářních roků po roce, kterého se týkají. Druhý stejnopis, opatřený  podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce a svým razítkem, je povinna vydat pojištěnci, a to nejpozději v den, kdy předkládá ELDP orgánu sociálního zabezpečení.
V prog.systému jsou ELDP evidována a zpracovávána pod menu ”Mzdy” - ”Zpracování ELDP”.
5.4.2	Vlastní Zpracování ELDP
Je prováděno nad datovým oknem typu seznam, kde v jednom řádku je jeden ELDP, identifikovaný svým rokem, rodným číslem, příjmením a jménem, osobním číslem a  stavem zpracování. Nové ELDP se zde vytvářejí na základě evidovaných údajů buď  hromadně pro zadaný rok po stisku tlačítka ”Nový” v nástrojové liště, po kterém se vytvoří pro zadaný rok ELDP ke všem evidovaným pracovníkům s neukončeným pracovním poměrem k 31.12. zadaného roku nebo pro jednotlivé pracovníky přímo z jejich karty (okna) pro konkrétního vybraného pracovníka. Všechny nově systémem vytvořené ELDP je nutné nejprve odpovědným pracovníkem (mzdovou účetní) prověřit, popřípadě upravit, a schválit, protože systémově nelze všechny možné okolnosti do tvorby ELDP automaticky zohlednit, zvláště všechny případy, kdy je zapotřebí průběh pojištění rozdělit do více řádků na jednom ELDP. Teprve schválené ELDP lze vytisknout. Pro tisk je zapotřebí nejprve vybrat seznam ELDP – buď jen jeden (při ukončení činnosti pracovníka) nebo celý rok, popřípadě s vynecháním těch, kde ještě nebyl tisk proveden (pro vyloučení již dříve tištěních pro odcházející pracovníky) a pak po stisku tlačítka ”Tisk” v nástrojové liště vybrat formu výstupu – do předtištěného tiskopisu nebo celý tisk (vytvoří se vlastní tiskopis shodný s povinným, ale bez barev a evidenčního čísla tiskopisu) nebo do souboru pro elektronické podání.
Zpracování pomocí tlačítek v nástrojové liště:
”Nový” – vytvoří hromadně ELDP pro všechny pracovníky s neukončeným pracovním poměrem k 31.12. zadaného roku, kteří nemají druh činnosti 4, v zadaném roce mají alespoň jeden mzdový záznam a datum starobního důchodu není vyplněno nebo je vyšší 1.1.zadaného roku. Pro každého je vytvořen jeden popř. více ELDP, dle popisu u automatického vytvoření ELDP. Pokud v daném roce pro takto vybraného pracovníka (určující je osobní číslo) již ELDP existuje, nový se založí jen jsou-li nějaké další mzdové záznamy tohoto pracovníka, po datu ukončení na existujícím ELDP. Všechny ostatní případy, kdy v průběhu roku došlo k nějaké změně, především ukončení činnosti a ELDP nebyl vystaven, apod., je nutné další ELDP vytvořit přímo z evidenční karty pracovníka.
Všechny automaticky vytvořené ELDP je nutné funkcí ”Otevřít” zkontrolovat a doplnit dle popisu údajů na ELDP a odpovědně odsouhlasit, protože v  systému nejsou k dispozici všechny údaje, jenž by vždy přesně určily, jaké údaje mají na ELDP být.
Pozn. 
1. Pokud pro každou činnost jednoho pracovníka existuje samostatná karta pracovníka (s jiným os.číslem) s neukončeným prac.poměrem k 31.12. nebo v průběhu roku došlo ke změně druhu činnosti, jsou pro každou z nich ELDP touto funkcí vytvořeny.
2.  Toto zadání lze pro jeden rok opakovat, protože se pro již existující ELDP pro shodný rok, rodné a osobní číslo žádný další nový nevytvoří, kromě případu, kdy existuje pro toto os.č. mzdový záznam pro měsíc v daném roce vyšší , než nejvyšší měsíc v datu ukončení na řádcích existujícího ELDP.
Při této volbě a kontrolním dotazu je požadováno zadání roku, za který se mají ELDP vytvořit. Seznam ELDP se automaticky nastaví do výběru zadaného roku a třídění pro rychlé hledání je nastaveno na základní – rok a rodné číslo. Provede se kontrolní nápočet, kolik zaměstnanců má k 31.12. zadaného roku neukončen pracovní poměr (mimo těch, jenž mají aktuálně nastaven druh činnosti 4, důchodci jsou ještě v tomto počtu zahrnuti) a počet již pro tento rok evidovaných ELDP. Obě hodnoty se zobrazí s kontrolním dotazem na pokračování zpracování. Tento dotaz je pro vás kontrolou a upozorněním, zda jste zadali správný rok. Pokud jste zadali nesprávný rok a zde potvrdíte pokračování, budete nově vytvořená ELDP po jednom pracně mazat.
”Otevřít” – otevře okno s údaji nastaveného ELDP ke kontrole, úpravám a odsouhlasení.
”Výběr” – umožní vybrat seznam ELDP jen pro zadaný rok, rodné číslo, osobní číslo, příjmení, typ ELDP či jen nevytištěné (ty, jenž nemají vyplněno datum vyhotovení - vytištění), neschválené  a všechny jejich kombinace.
Pozn. Znovu zahrnout do výběru jen nevytištěných i dříve vytištěné lze odstraněním data vyhotovení na ELDP.
”Tisk” –  vytištění ELDP  - všech v seznamu vybraných nebo jen v seznamu aktuálně nastaveného ELDP do standardního tiskopisu (formuláře) nebo na čistý list papíru. Do výstupu jsou vybírány vždy jen schválené ELDP. Nezapomeňte, že je před tiskem nutné nastavit výběr seznamu. Pokud potřebujete vytisknout na konci roku všechny, jenž v průběhu roku nebyly vytištěny, pak před tiskem zadejte výběr seznamu na požadovaný rok a zaškrtněte jen nevytištěné. 
Při tisku do předtištěného formuláře si proveďte nejprve zkušební tisk a je-li tisk posunut mimo předepsané rámečky, pak v ”Nastavení tisku ELDP” zadejte plusem nebo mínusem tuto odchylku. Vlastní tiskopis pak musíte vkládat do tiskárny vždy stejně!
Organizace je povinna vyhotovit ELDP ve 3 provedeních. První buď na předtištěném tiskopise nebo v el.podobě se předá příslušné OSSP (PSSZ), zaměstnancem podepsané vyhotovení se archivuje v organizaci a jeden výtisk se nechává zaměstnanci. Pro potřebu archivace a předání zaměstnanci nemusí být tisk na předtištěném tiskopisu. 
Volby výstupu - ”Výběr formy výstupu” - požadovaná forma výstupu se volí přepínacími tlačítky:
"Do předtištěného formuláře" – tisk do standardního předtištěného formuláře vyzvednutého na OSSZ(PSSZ).
"Na čistý papír - bez formuláře" – tisk ELDP na čistý list papíru pro předání zaměstnanci a archivaci ve vlastní organizaci, pokud nejsou k dispozici předtištěné formuláře. V této formě nelze podat na OSSZ(PSSZ)!
"Do souboru pro el.podání" – výstup ELDP do datového souboru pro elektronické podání. Po volbě složky a názvu souboru standardním windows dialogem “Uložit jako” se do zadaného souboru zapíší ELDP ve formátu předepsaném ČSSZ. Tento soubor nelze přímo poslat! Je nutno jej odeslat přes portál veřejné správy na server správy sociálního pojištění, pomocí jiného speciálního software, jenž zajistí zašifrování pomocí certifikačního klíče elektronického podpisu a celou další komunikaci se serverem správy sociálního pojištění. Doporučuji produkt firmy 
ORTEX spol.s r.o., Resslova 935/3, 500 02 Hradec Králové
tel. 499 991 111, 641, e-mail: ortex@ortex.cz.
Pozn. Tento software je použitelný i na ostatní povolená elektronická podání a je předpoklad jeho rychlé aktualizace pro další možná elektronická podávání. Jinak do budoucna lze předpokládat, že i AdmWin bude mít přímo doplněn modul pro komunikaci s PVS (portál veřejné správy).  
Zaškrtávací pole ”Vytisknout jen jedno aktuálně v seznamu nastavené ELDP" – při zaškrtnutí bude proveden výstup jen jednoho v seznamu aktuálně nastaveného ELDP, jinak všech ELDP obsažených v seznamu, jenž by měl být vybrán alespoň na požadovaný rok.
Do výstupu jsou údaje na ELDP, vedle vlastní evidence ELDP přebírány z:
- karty zaměstnance – jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné příjmení, celá adresa, kromě dodací počty, jenž je z doplňkových údajů k ELDP. Rodné číslo je součástí a klíčem evidence ELDP.
- základních údajů firmy – obec, PSČ a IČO organizace
- z nastavení tisku ELDP – název, ulice, číslo domu organizace a organizaci přidělený variabilní symbol
Pod volbou v menu ”Zvláštní” je v nabídce funkce:
”Kontrola úplnosti” – jíž lze zkontrolovat, zda všem pracovníkům, kteří měli v zadaném roce nějaký mzdový záznam, byť i nulový, jsou vytvořena ELDP. Tato funkce se opírá především o mzdové záznamy, aby byly podchyceny i případy doúčtování odměn, odstupného apod. vyplácených v roce následujícím po ukončení pracovního poměru, popřípadě případy, kdy pracovník v jednom roce ukončil činnost a v následujícím znovu nastoupil a byl evidován pod stejným osobním číslem – pro tyto účely se nelze spoléhat jen datum zahájení a ukončení pracovního poměru na kartě pracovníka. Při této kontrole se vynechávají mzdové záznamy s druhem činnosti 4, tj. bez účasti na pojištění., a ty, jenž jsou nad datem starobního důchodu na kartě pracovníka.
Po kontrolním dotazu na provedení tohoto zpracování a zadání požadovaného roku, se v seznamu evidovaných ELDP zruší jakýkoliv případně nastavený výběr, třídění se přepne do základního, tj. rok + rodné číslo+osobní číslo a začne probíhat kontrolní vyhledávání podle evidovaných mezd zadaného roku. V případě, že v zadaném roce existuje mzdový záznam a neexistuje ELDP, zobrazí se jen na tuto skutečnost upozornění, kde je uvedeno osobní číslo a jméno pracovníka. Po potvrzení této zprávy kontrola pokračuje. Zobrazená os.čísla je nutné následně prověřit, proč jim ELDP nebylo prověřeno a popřípadě jej založit z karty pracovníka.
5.4.2.1 Automatické vytvoření ELDP – se provádí z údajů na evidenční kartě pracovníka (je-li datum starobního důchodu nižší nebo rovno 1.1. zadaného roku, další zpracování se neprovádí), dle doplňkových údajů k ELDP a evidovaných mezd následovně:
Rok – zadaný rok, rodné číslo a osobní číslo z karty zaměstnance - jsou pro ELDP klíčovými údaji a jsou na něm nezměnitelné
Typ ELDP – hodnota 01 je-li vytvářen ELDP z úlohy zpracování ELDP,  hodnota 02, je vytvořen z karty pracovníka
Řádky ELDP:
Postupně se prochází mzdové záznamy zapracovávaného os.čísla v zadaném roce postupně po jednotlivých měsících, od prvního do posledního nebo do případu, kdy 1.den měsíce mezd je vyšší, než datum starobního důchodu na kartě pracovníka (tj. do data, od kterého je pracovník poživatelem starobního důchodu), tj. nemusí být založen vůbec žádný ELDP, pokud je datum starobního důchodu nižší prvnímu dni jeho první mzdy v roce. Při nalezení prvního se založí řádek, kde:
- Kód = 1. Znak – druh činnosti v tomto měsíci (jenž byl právě platný na kartě pracovníka v okamžiku zaúčtování mzdy). Pokud se v následujícím mzdovém záznamu liší, ukončí se zpracovávané ELDP v řádcích datem do posledního dne měsíce předchozího mzdového záznamu a založí se nový ELDP pro tohoto pracovníka se shodným rokem, osobním a rodným číslem, začínající v řádku datem od prvním dnem měsíce zpracovávaného mzdového záznamu.
 2.  Znak – je-li datum ukončení pracovního poměru na kartě pracovníka nižší, než 1.den měsíce mezd, pak znak:
N –	je-li částka nemocenských dávek větší 0
R – 	je-li částka OČR větší 0
M – 	je-li částka za mateřskou větší 0
	V těchto 3 případech se do data ”Od” uvede datum počátku první nalezené neschopenky, jenž má konec po datu ukončení pracovního poměru. Je-li datum počátku této neschopenky nižší než datum ukončení pracovního poměru, pak datum ukončení prac.poměru. Do data ”Do” se zapíše konec této neschopenky. Pokud se neschopenka nenalezne, zůstanou data nevyplněna. Další údaje na řádku nejsou vyplněny.
P – 	je-li základ pro soc.pojištění větší než 0 – do vyměř.základu na řádku se zapíše tato hodnota a data od – do nejsou vyplněna.
Dojde-li ke kombinaci těchto případů, je pro každý z nich zapsán samostatný řádek ELDP.
Jinak je-li datum vzniku nároku na starobní důchod v doplňkových údajích k ELDP menší než konec měsíce mezd, doplní se znak:
D
Ve všech ostatních případech znak ”+”
3. Znak – pokud měl při některém vyúčtování mzdy v roce na kartě zaškrtnuto ”společník” pak znak ”S” jinak znak ”+”.
- Datum Od – kromě případů popsaných u 2.znaku kódu: 
– je-li datum zahájení pracovního poměru na kartě pracovníka nižší než první kalendářní den v měsíci zpracovávaného mzdového záznamu nebo je datum nástupu vyšší než poslední den, pak je to první tento první den prvního nalezeného mzdového záznamu ve zpracovávaném roce. Pokud je datum nástupu vyšší, předpokládá se, že došlo k přerušení činnosti a dojde k vytvoření dalšího řádku ELDP, až bude nalezen mzdový záznam s měsícem a rokem rovným datu opakovaného zahájení činnosti. Předchozí řádek bude ukončen datem posledního dne měsíce, posledního nalezeného mzdového záznamu s datem pod datem opakovaného nástupu.
– jinak, je-li měsíc a rok zpracovávaného mzdového záznamu roven měsíci a roku zahájení prac.poměru, pak je to datum zahájení pracovního poměru 
	Datum Od se vyplňuje, jen není-li na zpracovávaném řádku vyplněno.
- Datum Do – na rozdíl od datum Od se doplňuje z každého mzdového záznamu jeho posledním kalendářním dnem, není-li rok a měsíc data ukončení pracovního poměru shodný s měsícem a rokem zahájení prac.poměru, pak je to datum zahájení pracovního poměru, kromě všech výše popsaných případů
- Dny – průběžně počítaný rozdíl mezi datem Od a Do s odečtením kalendářních dnů celého zpracovávaného mzdového záznamu, kde byl základ sociálního pojištění nulový. Navíc u těch pracovníků, kde mzdový záznam již spadá do období nad datem vzniku nároku na starobní důchod v doplňkových údajích k ELDP a na kartě pracovníka je datum starobního důchodu prázdné nebo vyšší zpracovávanému mzdovému záznamu, se odečte součet omluvených a neomluvených absencí ze zpracovávaného mzdového záznamu.
- Měsíce 1,2,3,4 až 12 – označí se znakem X, pokud je v mzdovém záznamu základ sociálního pojištění nulový.
- Vyloučené doby – součet vyloučených dob z každého mzdového záznamu zahrnutého do zpracovávaného řádku ELDP, kromě případů, že mzdový záznam již spadá do období nad datem vzniku nároku na starobní důchod v doplňkových údajích k ELDP a na kartě pracovníka je datum starobního důchodu prázdné nebo vyšší zpracovávanému mzdovému záznamu.
- Vyměřovací základ – součet základů sociálního pojištění z každého mzdového záznamu zahrnutého do zpracovávaného řádku ELDP
- Odečtené doby – součet omluvených a neomluvených absencí z každého mzdového záznamu zahrnutého do zpracovávaného řádku ELDP, ale jen v případě že mzdový záznam již spadá do období nad datem vzniku nároku na starobní důchod v doplňkových údajích k ELDP a na kartě pracovníka je datum starobního důchodu prázdné nebo vyšší zpracovávanému mzdovému záznamu.
Vojenská/civilní služba, peněžitá pomoc v mateřství – se doplní na ELDP, je-li v oblasti "Doby výkonu voj./civilní služby, pobírání peněžité pomoci v mateř." v doplňkových údajích k ELDP nějaký záznam, spadající svým datem od – do do roku, za který je ELDP vytvářen, s tím, že je-li zde uvedený termín přesahující horizont roku, zapíše se na ELDP jen v termínu od 1.1. nebo do 31.12. zpracovávaného roku.
Všechny automaticky vytvořené ELDP je nutné funkcí ”Otevřít” zkontrolovat a doplnit dle popisu údajů na ELDP a odpovědně odsouhlasit, protože v  systému nejsou k dispozici všechny údaje, jenž by vždy přesně určily, jaké údaje mají na ELDP být – např. pokud došlo v průběhu roku pod kartou pracovníka s jedním osobním číslem:
- k přerušení činnosti a pro pokračování nebyla založena nová evidenční karta pracovníka (tj. pod jiným osobním číslem), jsou termíny od - do pro přerušení systémem vygenerovány podle chybějícího měsíce mezd a datumy je nutné upravit.
- k přerušením kratšímu, takovému, že byly zpracovány ve mzdách jednotlivé měsíce nepřetržitě, je nutné následně ručně na ELDP trvání pojištění rozdělit do více řádků  – data od do a počty dnů je nutné ručně upravit.
- ke změně druhu činnosti, byl pro každou z nich založen samostatný ELDP s termíny od – do opět dle začátku měsíce mezd, kde ke změně došlo – data od do a počty dnů pojištění je nutné ručně upravit.
- pokud jde o družstevníky, společníky, jednatele, komandisty, dohody o pracovní činnosti, nepravidelnou výpomoc, nichž jsou podmínky účasti na pojištění upraveny vyhl. č. 165/1979 Sb. – nutno upravit ručně dny o části měsíce, ve kterých nebyla činnost vykonávaná v rozsahu zakládajícím účast na pojištění ve smyslu tohoto předpisu.
- výkon vojenské/civilní služby není v systému ošetřen, z důvodu ukončení povinné voj.služby.
- nebylo odvedeno za organizaci pojistné, pak společníci, jednatelé, členové statutárních orgánů a členové dozorčí rady, jsou z pojištění vyloučeni a nutno jim ručně dny a vyměřovací základy o tyto měsíce snížit.
- byl krátce společníkem, jednatelem, statutárním orgánem, členem dozorčí rady – natolik krátce, že neměl při vyúčtování žádné mzdy na kartě zatrženo, že je společník, pak nutno na ELDP ručně změnit třetí znak v kódu na znak ”S”.
5.4.2.2 Popis údajů na ELDP (okno jednoho ELDP)
Automatický vytvořené ELDP musí být vždy zkontrolováno a schváleno odpovědnou osobou. Bez tohoto institutu schválení nelze s ELDP následně provést výstup - tisk ani do souboru. Pro systém je schválení stisk tlačítka O.K., zpět již nelze vrátit. Údaje na ELDP:
”Typ ELDP”: uvádí se ve tvaru dvojčíslí, které označuje charakter údajů vykazovaných na ELDP ve vztahu k trvání výdělečné činnosti konkrétního pojištěnce a dále orgánům sociálního zabezpečení umožňuje rozlišení charakteru zpracovaného ELDP (původní, opravný, rekonstruovaný) .
01 –	uvádí se v případech, kdy výdělečná činnost pojištěnce ke dni odesílání ELDP v průběhu daného kalendářního roku trvá (např. při odesílání ELDP na výzvu orgánů sociálního zabezpečení) a dále za situace, kdy ELDP je odesílán po uzavření celého kalendářního roku a výdělečná činnost pojištěnce po 31. 12. v organizaci i nadále trvá 
51 – 	uvádí se v případech, kdy organizace vyhotovuje opravný ELDP po zjištění, že vykázané údaje oddílu 2 ELDP na již odeslaném ELDP (s označením hodnoty 01 – výdělečná činnost v daném kalendářním roce trvá) byly původně uvedeny chybně
71 –	označení ELDP touto hodnotou bude zcela výjimečné v případech, kdy bude zjištěno, že ELDP za daný kalendářní rok, který měl být již v minulosti organizací vyhotoven a odeslán, vyhotoven nebyl, a jehož označení mělo vykazovat hodnotu 01
02 – uvádí se v případech, kdy výdělečná činnost pojištěnce byla v průběhu daného kalendářního roku ukončena, nebo k jejímu ukončení došlo k 31. 12. Tato hodnota se rovněž uvede v případě, že údaje o pojištění za daný kalendářní rok již byly v souvislosti s ukončením výdělečné činnosti odeslány a následně je vyplňován ELDP s údaji o době, za kterou byly poskytovány dávky nemocenského pojištění (v ochranné lhůtě) nebo při dodatečném zúčtování příjmů započitatelných do vyměřovacího základu.
52 – 	uvádí se v případech, kdy organizace vyhotovuje opravný ELDP po zjištění, že vykázané údaje oddílu 2 ELDP na již odeslaném ELDP (s označením hodnoty 02 - výdělečná činnost již skončila) byly původně uvedeny chybně
72 –	označení ELDP touto hodnotou bude zcela výjimečné v případech, kdy bude zjištěno, že ELDP za daný kalendářní rok, který měl být již v minulosti organizací vyhotoven a odeslán, vyhotoven nebyl, a jehož  označení mělo vykazovat hodnotu 02
03 –  uvádí se v případech, kdy se ELDP odesílá v souvislosti s úmrtím pojištěnce
53 – 	uvádí se v případech, kdy organizace vyhotovuje opravný ELDP po zjištění, že vykázané údaje oddílu 2 ELDP na již odeslaném ELDP za kalendářní rok, v jehož průběhu pojištěnec zemřel, byly původně uvedeny chybně
73 –	označení ELDP touto hodnotou bude zcela výjimečné v případech, kdy bude zjištěno, že ELDP za daný kalendářní rok, v jehož průběhu pojištěnec zemřel, který měl být již v minulosti organizací vyhotoven a odeslán, vyhotoven nebyl.
Pokud byly na původním ELDP, jehož oprava se provádí, vykázány údaje dvou (případně tří) po sobě následujících pojistných vztahů, bude údaj uváděný na opravném ELDP ve druhé hodnotě dvojčíslí (první hodnota při opravě je vždy pět) v údaji ”Typ ELDP ” odpovídat označení stavu, které se váže k poslednímu pojistnému vztahu uvedenému na původním ELDP. Pokud se týká se prováděná oprava pouze údajů jednoho řádku původního ELDP, uvedou se na opravném ELDP i původní správné údaje ostatních řádků. 
”Oprava ELDP ze dne” –  bude-li údaj ”Typ ELDP” označen hodnotou 51, 52 nebo 53, uvádí se do vymezeného prostoru datum vyhotovení původního ELDP, jehož se oprava týká. Pokud nejde o opravu, musí toto datum zůstat nevyplněno.
”Průběh pojištění v daném roce” – údaje o průběhu výdělečné činnosti v daném kalendářním roce se zpravidla uvádějí do 1 řádku. Údaje o průběhu výdělečné činnosti jednoho kalendářního roku (části roku) se rozepisují do dvou řádků (tří řádků, případně na další ELDP) v následujících případech:
1. 	U pojištěnců, kteří dovršili důchodový věk pro přiznání starobního důchodu a jejich pojištění trvá i nadále. Do prvního řádku se uvádí údaje do dne předcházejícího dni dovršení důchodového věku pro nárok na starobní důchod (dle §§ 29,  74, 76, 94 zák. č. 155/1995 Sb.), do druhého řádku se uvádí údaje o dobách pojištění po dovršení důchodového věku. Doby, které se při výpočtu osobního vyměřovacího základu vylučují, se zapisují k období, ve kterém trvaly (viz dále ”Vyloučené doby”). Vyměřovací základ se vyznačí vždy do druhého řádku úhrnem.
2. 	Jestliže pojištěnec po skončení výdělečné činnosti pobírá dávky nemocenského pojištění. Údaje vztahující se k výplatě nemocenských dávek po skončení výdělečné činnosti se uvádí do následujícího volného řádku, případně dalšího ELDP. Uvádí se období a počet kalendářních dnů, po které byly dávky nemocenského pojištění vypláceny.
3. 	Jestliže po skončení účasti na pojištění jsou dodatečně zúčtovány příjmy započitatelné do vyměřovacího základu (§ 5 zák. č. 589/1992 Sb.). Dojde-li v konkrétním případně k situaci, že vedle zúčtovaných nemocenských dávek po skončení výdělečné činnosti jsou zúčtovány započitatelné příjmy, využije se k tomuto zápisu třetí řádek, případně další ELDP, není-li již  třetí řádek volný.
4. 	Údaje o trvání pojištění v rámci jednoho kalendářního roku mohou být dále vyplněny ve dvou (třech) řádcích, případně dvou (i více) ELDP za situace, že pojištěnec v krátké době po skončení původní výdělečné činnosti opět zahájí výdělečnou činnost u téže organizace. 
Průběh pojištění je veden formou seznamu, kde lze provádět aktualizace přímo v řádku, kde:.
”Kód”: vyplňuje se ve tvaru trojmístného údaje, který obsahuje tři dále uvedené hodnoty, umožňující  rozlišení charakteru  údajů jednotlivých řádků. 
První znak trojmístného údaje: vyplňuje se hodnotou od 0 do 9. Označuje druh výdělečné činnosti a umožňuje rozlišení více pojistných vztahů u téže organizace.Vyplňuje se vždy, tzn. i v případech, kdy je vyplňován za situace čerpání nemocenských dávek po skončení výdělečné činnosti druhý znak trojmístného údaje.
0 –	jeden (popř. první) pracovní poměr u organizace
1 –	druhý  souběžný pracovní poměr u téže organizace bez ohledu na časový rozsah překrývání s pracovním poměrem označeným 0. Vykazuje se na samostatný ELDP.
2 – třetí souběžný pracovní poměr u téže organizace (pokud jde o překrývání pracovních poměrů platí totéž, co je uvedeno pod hodnotou  1). Vykazuje se na samostatný ELDP.
3 –	dohoda o pracovní činnosti 
4 –	dobrovolný pracovník pečovatelské služby
5 –	nepravidelná výpomoc
6 – druhá souběžná  dohoda o pracovní činnosti u téže organizace  (pokud jde o překrývání  dohod o pracovní činnosti platí totéž, co je uvedeno  pod hodnotou  1)
7 – společník, jednatel, komanditista
8 – člen družstva
9 – domácí pracovník
Jestliže ve výjimečných případech dochází k situacím, že u téže organizace je sjednán čtvrtý a další souběžný pracovní poměr, bude k označení těchto pracovněprávních  vztahů využito písmen abecedy
A – čtvrtý souběžný pracovní poměr u téže organizace
B – pátý souběžný pracovní poměr u téže organizace
C – šestý souběžný pracovní poměr u téže organizace
Totéž platí v případě sjednání třetí a další souběžné dohody o pracovní činnosti u téže organizace
D – třetí  souběžná dohoda o pracovní činnosti u téže organizace 
E – čtvrtá souběžná dohoda o pracovní činnosti u téže organizace
F – pátá souběžná dohoda o pracovní činnosti u téže organizace
(při sjednání šesté a  další souběžné dohody o pracovní činnosti lze využít další abecední  znaky  - G, H atd. s výjimkou CH)
Druhý znak trojmístného údaje: umožňuje rozlišení situací, kdy: 
- jsou vykazovány údaje o čerpání dávek nemocenského pojištění po skončení  výdělečné činnosti: 
N  – při  poskytování nemocenského  
R  – při poskytování podpory při ošetřování člena rodiny
M – při poskytování peněžité pomoci v mateřství (peněžité pomoci u mužů)
- jsou po skončení výdělečné činnosti dodatečně zúčtovány příjmy započitatelné do vyměřovacího základu:
P – příjmy 
- pojištěnec za trvání výdělečné činnosti dovrší důchodový věk a jeho pojištění trvá i nadále: 
D – Doba pojištění od dovršení důchodového věku
Ve všech ostatních případech znak ”+”.
Třetí znak trojmístného údaje:
S – statutární zástupce obchodní společnosti. Jen v případě, kdy pojištěnec výdělečně činný obchodní společnosti, u něhož je v prvním údaji  uvedena hodnota 0,1,2,3,5,6 nebo 7 (případně abecední znaky), byl alespoň jeden den v rámci daného kalendářního roku (části kalendářního roku) členem dozorčí rady, členem statutárního orgánu, případně společníkem obchodní společnosti. 
T – trest - o době výkonu vazby nebo výkonu trestu
+ – ve všech ostatních případech.
”Dat.Od” -  ”Dat.Do”: datum od -do (oba se uvádí v plném datumovém tvaru včetně roku  - rok se odstraní až při tisku ELDP). Byla-li výdělečná činnost započata před kalendářním rokem, který je vykazován a trvá i po jeho uplynutí, uvede se 1.1. – 31.12. Jedná-li se o výdělečnou činnost navázanou v průběhu kalendářního roku, případně na dobu celého kalendářního roku, uvede se do údaje od den vzniku účasti na nemocenském pojištění, tj. u zaměstnanců v pracovním poměru den nástupu do zaměstnání (§ 7 zák.č. 54/1956 Sb., u dohody o pracovní činnosti den započetí výkonu sjednaných prací - § 69 vyhl.č. 165/1979 Sb.) atp., a do údaje do… den ukončení výdělečné činnosti (např. 30.6.), případně 31.12. trvá-li výdělečná činnost k tomuto datu, případně k tomuto datu skončila.  Skutečnost, zda výdělečná činnost byla ukončena případně zda trvá, je zřejmá z hodnoty uvedené v záhlaví ELDP v údaji  ”Typ ELDP”. 
Konkrétní data od - do jsou  vyplňována i  v případech, kdy je v daném řádku vykazována pouze doba pobírání dávek nemocenského pojištění  po skončení výdělečné činnosti (druhý znak trojmístného údaje - hodnota N, R, M). Údaj od-do zůstane nevyplněn pouze za situace, kdy je v daném řádku, po skončení výdělečné činnosti, vykazován dodatečně zúčtovaný příjem, započitatelný do vyměřovacího základu  (druhý znak trojmístného údaje -  P).
”Dny”: uvádí se počet kalendářních dnů trvání pojištění v daném kalendářním roce. Do celkového součtu dnů se podle § 11 odst. 2 zák. č. 155/1995 Sb. nezahrnují kalendářní měsíce, ve kterých pojištěnec nebyl, ve smyslu § 11 odst. 2 zák. č. 155/1995 Sb., účasten pojištění.
Do počtu kalendářních dnů se zahrnují vyloučené doby (viz dále zásady platné pro vyplnění  údaje ”Vyloučené doby”). Mimo to se doba výkonu vojenské služby, civilní služby a pobírání peněžité pomoci v mateřství a peněžité pomoci (mužů) uvádí v časovém intervalu ”Od - Do”  v části ELDP, pro tento účel předtištěné.
Pokud jde o členy družstva, společníky a jednatele s.r.o. a komanditisty komanditních společností, zaměstnance činné na základě dohody o pracovní činnosti, dobrovolné pracovníky pečovatelské služby, zaměstnance na nepravidelnou výpomoc, u nichž jsou podmínky účasti na nemocenském pojištění upraveny vyhl.č.165/1979 Sb.,  nezapočítávají se do celkového součtu dnů ty kalendářní měsíce (části kalendářního měsíce), ve kterých nebyla činnost vykonávaná v rozsahu zakládajícím účast na nemocenském pojištění ve smyslu tohoto předpisu. 
”1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12,” - číselné označení jednotlivých kalendářních měsíců  daného kalendářního roku, umožňuje označit znakem X ty kalendářní měsíce trvání výdělečné činnosti, které se nepovažují ve smyslu  § 11 odst. 2 zák. č. 155/1995 Sb., za dobu důchodového pojištění.  
Součet  započtených dnů ve  sloupci ”Dny”  bude v  těchto  případech  odpovídat  součtu dnů v měsících, v nichž není písmeno ”X” uvedeno,  s výjimkou situace, kdy je po část měsíce vykonávána vojenská služba, nebo civilní služba a pojištění v daném kalendářním měsíci netrvá (viz další text). 
Za dobu pojištění se nepovažuje kalendářní měsíc, ve kterém nebyly dosaženy příjmy započitatelné do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného podle zák. č. 589/1992 Sb. proto, že tyto osoby nevykonávaly činnost zakládající účast na pojištění ani nepobíraly dávky nemocenského pojištění (péče) nahrazující ušlý příjem.
Za dobu pojištění se u osob uvedených v § 5 odst. 1 písm. a), d) a f) zák. č. 155/1995 Sb., (zaměstnanci v pracovním poměru, dále společníci a jednatelé společnosti s ručením omezeným a komanditisté komanditní společnosti, jestliže mimo pracovněprávní vztah k této společnosti, pro společnost vykonávají  práci,  za kterou jsou touto společností odměňováni a zaměstnanci činní na základě dohody o pracovní činnosti)  nepovažuje kalendářní měsíc, za který jejich zaměstnavatel neodvedl pojistné, které byl  povinen odvést, je-li tímto zaměstnavatelem obchodní společnost  a tyto osoby jsou současně společníky této společnosti anebo členy statutárních orgánů  nebo dozorčí rady této společnosti 
Znak "X" se v rámci kalendářního roku prvně uvádí v měsíci, od něhož trvá výdělečná činnost a naposledy v měsíci, kdy výdělečná činnost skončila.
Znak ”X” však nebude uváděn v měsících, kdy nebyl dosažen žádný příjem z výdělečné činnosti započitatelný do vyměřovacího základu proto, že  po celý kalendářní měsíc trval výkon vojenské služby v ozbrojených silách České republiky a výkon civilní služby. Znak ”X” se však uvede v měsíci, kdy výkon této vojenské (civilní) služby trval po část měsíce  a po zbývající část měsíce, i když trval pojistný vztah, nedosáhl pojištěnec příjmy započitatelné do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného proto, že nevykonával činnost zakládající účast na pojištění ani nepobíral dávky nemocenského pojištění nahrazující ušlý příjem. Z celkového součtu dnů se v tomto případě neodečte celý kalendářní měsíc, ale pouze část měsíce po ukončení vojenské (civilní) služby.
Jestliže půjde o situaci, kdy žena po ukončení pobírání peněžité pomoci v mateřství (muž po ukončení pobírání peněžité pomoci) čerpá v organizaci rodičovskou dovolenou (např. až do 4 let věku dítěte) bude znak ”X” prvně uveden v měsíci následujícím po měsíci, za který naposledy náležela alespoň jeden den tato dávka nemocenského pojištění. Znak ”X” bude dále uváděn ve všech měsících čerpání tohoto volna.
Obdobné označení nepojištěných měsíců se vztahuje na jakékoli trvání pracovního volna bez náhrady mzdy (např. neomluvená absence, výkon vazby a trestu atp.).
”Vyloučené doby”: uvádí se pouze vyloučené doby vážící se k výkonu výdělečné činnosti vymezené ust. § 16 odst. 4 písm. a) a d) zák. č. 155/1995 Sb., tj. doba pobírání dávek nemocenského pojištění nahrazující příjem z výdělečné činnosti (peněžitá pomoc v mateřství, peněžitá pomoc, doba, po kterou byla poskytována podpora při ošetřování člena rodiny, nemocenské) a doba výkonu vojenské služby v ozbrojených silách České republiky, pokud nejde  o vojáky z povolání a vojáky v další službě a doba výkonu civilní služby. Vyloučené doby  se vykazují v počtu kalendářních dnů (nikoli pracovních) a neodečítají se z celkového počtu dnů uvedených v údaji ”Dny” .
Podle ust. § 16 odst. 4 zák. č. 155/1995 Sb. se vyloučené doby  na ELDP vykazují jen v případě, že se nekryjí s dobou:
- pojištění, v níž měl pojištěnec příjmy, které se zahrnují do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti
- za kterou náležela náhrada za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležící za pracovní úraz (nemoc z povolání) dle ust. § 195 zákoníku práce.
V takových případech nelze tyto doby považovat za vyloučené a tedy je ani vykazovat do sloupce ”Vyloučené doby” na ELDP.
”Vyměřovací základ”: uvádí se úhrn zúčtovaných příjmů započitatelných do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného ve smyslu  § 5 odst. 1 písm. a) a   odst. 2 zák. č. 589/1992 Sb. Vyměřovací základ se uvádí bez teček, případně čárek s mezerou mezi tisíci a sty např.  4 560, 126 000, případně miliony, tisíci a sty  např. 2 920 800 a vykazuje se k časovému údaji   ”Od – Do”, ke kterému se váže. Pouze jde-li o situaci, kdy jsou uváděny údaje jednoho kalendářního roku do dvou řádků v souvislosti s dovršením důchodového věku,  se celkový vyměřovací základ uvede do druhého řádku. Posledně uvedené neplatí, pokud celé období po dovršení důchodového věku daného kalendářního roku by bylo dobou odečtenou. V tomto případě se vyměřovací základ uvede do řádku prvního. 
Na  ELDP se neuvádí vyměřovací základ dosažený v kalendářním měsíci osobami uvedenými v § 5 odst. 1 písm. a) ,d) a f) zák.č. 155/1995 Sb., (zaměstnanci v pracovním poměru, dále společníci a jednatelé společnosti s ručením omezeným a komanditisté komanditní společnosti, jestliže mimo pracovněprávní vztah k této společnosti, pro společnost vykonávají práci, za kterou jsou touto společností odměňováni a zaměstnanci činní na základě dohody o pracovní činnosti), jestliže jejich zaměstnavatel neodvedl za tento kalendářní měsíc pojistné, které byl povinen odvést, je-li tímto zaměstnavatelem obchodní společnost a tyto osoby jsou současně společníky této společnosti nebo členy statutárních orgánů nebo dozorčí rady této společnosti. Za dlužné pojistné se pro tyto účely nepovažuje dlužné penále.
”Doby odečt”: (Doby odečtené) uvádí se počet kalendářních dnů, ve kterých pojištěnec výdělečně činný po vzniku nároku na starobní důchod (dle §§ 29, 74, 76, 94 zák. č. 155/1995 Sb.) bez pobírání důchodu, čerpal  pracovní volno bez náhrady příjmů, měl neomluvenou nepřítomnost v práci. Rovněž se odečítají doby dočasné pracovní neschopnosti a neschopnosti k službě nebo doba pobírání dávek nemocenského pojištění (péče). Tyto doby se odečítají z celkového počtu kalendářních dnů uvedených ve sloupci ”Dny”.
”Vojenská/civilní služba, peněžitá pomoc v mateřství” – doba účasti na pojištění, po kterou trval výkon vojenské služby na území ČR (V), výkon civilní služby (C), nebo po kterou žena pobírala peněžitou pomoc v mateřství, muž pobíral peněžitou pomoc (M). Vyplňuje se jen v situaci, kdy v průběhu trvání výdělečné činnosti vykonává pojištěnec vojenskou nebo civilní službu (výkon civilní služby od 23.12.2004 nepřichází v úvahu), žena čerpá dávky peněžité pomoci v mateřství, nebo muž pobírá peněžitou pomoc. 
”Druh”: vyplňuje se znakem  
V – výkon vojenské služby
C – výkon civilní služby
M – čerpání dávek peněžité pomoci v mateřství (peněžité pomoci) 
”Od” - ”Do”: oba tyto údaje se uvádí v plném datumovém tvaru (rok se odstraní až při tisku ELDP). Pokud potrvá vojenská (civilní) služba do dalšího kalendářního roku, uvede se jako datum do 31.12. a v evidenčním listu pro další kalendářní rok pak datum od 1.1. a datum do datum jejího skončení.
Dojde-li výjimečně k situaci, že v průběhu kalendářního roku  bude vojenská služba (civilní služba do 22.12. 2004) přerušena opakovaně (více než jednou), uvede se v druhém vymezeném prostoru ”Druh”  znak V (C) a číslo odpovídající počtu období výkonu vojenské (civilní) služby. Např. civilní služba trvala od 1.2. do 31.3. 2004, následující od 1.6. do 12.7. 2004  a od 1.9. do 30.11. 2004. Do prvního údaje ”Druh” se uvede znak C, v údajích ”Od” a ”Do” bude uvedeno od 1.2. do 31.3., do druhého údaje ”Druh” se uvede C2 a v následném  údaji ”Od” a ”Do”se interval vyplní včetně období přerušení, tedy od 1.6. do 30.11. 
Pokud by v roce 2004 současně trvala civilní služba, tato byla přerušena a pojištěnec by pobíral peněžitou pomoc muže, uvedly by se údaje vztahující se k výkonu civilní služby do jednoho prostoru ”Od – Do” (při přerušení i s použitím číselného označení) a údaje vážící se k pobírání peněžité pomoci do druhého prostoru ”Od-Do”. Obdobné platí v roce i při případné kombinaci vojenské a civilní služby.
”Výdělečná činnost v organizaci  od” – vyplňuje se jen, byla-li  výdělečná činnost konkrétního pojištěnce započata před kalendářním rokem, za který je ELDP vystavován (veden).
”Datum vyhotovení (vytištění) ELDP” – automaticky se doplní při vytištění (výstupu) tohoto ELDP aktuálním datem. Ručně nemusíte vyplňovat, protože má pro vás informativní význam, zda již bylo ELDP vytištěno. Na vyplnění tohoto údaje je v systému postaven výběr ”Jen nevytištěné”, jenž vám umožní při tisku na konci roku vybrat pro zadaný rok jen ty, jež ještě nebyly vytištěné a eliminovat tak ty ELDP, jenž jste vytvořili v průběhu roku při odchodu zaměstnance. Opětovně můžete takové ELDP do výběru jen nevytištěných zařadit vymazáním tohoto data.
”Pracovník podepsal a převzal ELDP dne” – na ELDP se netiskne, ale umožňuje vám vést přehled o pracovních, kteří si již ELDP převzali a kteří ne. Zadání je realizováno pomocí zaškrtávacího pole a pole pro zadání datum převzetí, jenž se samo doplní aktuálním datem v případě zaškrtnutí, ale jen je-li v okamžiku zaškrtnutí prázdné. Doplněné datum lze přepsat na skutečné. Při odškrtnutí se datum vymaže.
Tlačítko ”O.K. ” –  provede kontrolo údajů na ELDP a vyhoví-li těmto kontrolám, označí toto ELDP za schválené. Zpětně již odznačit nelze.
Poznámka:
1. 	Z důvodu tisku do formulářů, nesmí být na jednom ELDP víc, než 3 řádky. Pokud je jich zapotřebí mít pro jednoho pracovníka více, pak do data do posledního řádku zadejte datum nižší konce roku nebo ukončení činnosti a z karty pracovníka nechejte vytvořit další.
2. 	Sloupce ”Vyloučené doby”, ”Vyměřovací základ” a  ”Odečt.doby” se součtují automaticky kdykoliv při otevření či potvrzení a zavření tlačítkem O.K. Při změně jednotlivého údaje ve sloupci a nestačí jejich sečtení při ukončení, změnu celkového součtu docílíte stiskem tlačítka ”Celkem”, jenž tyto 3 sloupce ihned přepočte.
5.4.3	Nastavení tisku ELDP – nastavení vertikálního a horizontálního posunu tiskárny pro tisk do předepsaných tiskopisů a dále doplňkové údaje pro celou organizaci, jež se tisknou na ELDP.
”Nastavení souřadnic tisku tiskárny” – jelikož ne každá tiskárna tiskne v přesně stejné vzdálenosti od levého a horního okraje, je zapotřebí zde nastavit její odstup od těchto okrajů. Nejprve si zkuste vytisknout jeden ELDP a přesně změřte o kolik jsou vytištěné znaky odsunuty z předepsaných polí. Změřený rozdíl zadejte do:
”Horizontální” – o kolik stranově posunout tisk v setinách milimetru – lze zadat i záporná hodnota.
”Vertikální” – o kolik výškově posunout tisk v setinách milimetru – lze zadat i záporná hodnota.
”Údaje organizace tištěné na ELDP” – většina údajů je přebírána ze základních údajů firmy, ale jelikož mohou být jinak formalizovány a především je na ELDP rozdělena ulice na její vlastní název a číslo domu, je nutné zde zadat:
”Název” – název organizace přesně jak je uveden v obchodním nebo živnostenském rejstříku.
”Ulice” – vyplňuje se název ulice bez čísla domu, nemá-li obec uliční systém, neuvádějte.
”č.domu” – uvádí se odpovídající číslo domu. Je-li v rejstříku uvedeno číslo popisné i orientační, uvádějí se obě tato čísla.
”Variabilní symbol organizace přidělený OSSZ” – uvádí se variabilní symbol přidělený organizaci nebo malé organizaci jako zúčtovateli pojistného správou sociálního zabezpečení.
Adresní údaje organizace musí odpovídat zápisu v obchodním či živnostenském rejstříku.
Pokud nedojde alespoň k otevření tohoto okna, nebude povolen tisk ELDP.

5.5	Zrušeny přihlášky a odhlášky v menu – jsou jen z karty zaměstnance, zůstala jen hlášenka změn zdravotní pojišťovně.

5.6	V hodnotách pro mzdy je označení správy pojištění editovatelné i pro velké organizace, protože se uvádí i na přihláškách k pojištění, jenž nově vystavují i velké organizace.

Citace vybraných ustanovení zákona  č. 582/1991 Sb.

   Při vykazování doby pojištění na ELDP organizace čerpá z podkladové evidence, kterou je povinna ve smyslu platné zákonné úpravy vést pro účely důchodového pojištění.

§ 37  zák. č. 582/1991 Sb., Vedení a předkládání záznamů

1) Evidence, kterou organizace vede o občanech pro účely důchodového pojištění, musí obsahovat tyto údaje:
a)	příjmení (včetně všech dřívějších příjmení), jméno, datum a místo narození, stav a místo trvalého pobytu, (od 1. 7. 2005 i státní občanství a byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a organizace je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění),
b)	rodné číslo,
c)	vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k organizaci, který zakládá účast na důchodovém pojištění,
d)	vyměřovací základ pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení za příslušná rozhodná období podle zvláštního zákona (zák. č. 589/1992 Sb., v platném znění)
e)	kalendářní dobu, po kterou občan pobíral dávky nemocenského pojištění nahrazující příjem z výdělečné činnosti,
f)	dobu výkonu vojenské služby v ozbrojených silách České republiky, pokud nejde o vojáky z povolání a vojáky v další službě a výkonu civilní služby,
g)	záznam, zda občan pobírá starobní, plný invalidní nebo částečný invalidní důchod a kdo jej vyplácí, druh starobního důchodu (§ 29, 30, 31, 74, 76 a 94 zákona o důchodovém pojištění) a datum vzniku nároku na starobní důchod, popř. číslo rozhodnutí o přiznání důchodu, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra  a spravedlnosti.
h)	jde-li o obchodní společnost, seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést.

2) Organizace dále vede evidenci:
a)	o náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání), které vyplácí, a vystavuje občanům potvrzení o době a důvodu poskytování těchto náhrad a o výši těchto náhrad vyplacených v jednotlivých kalendářních letech,
b)	o zvláštním příspěvku horníkům, který vyplácela před rokem 1996, a vystavuje potvrzení občanům o době poskytování příspěvku a o výši příspěvku vyplaceného v jednotlivých kalendářních letech.

3) Občané předkládají potvrzení uvedená v odstavci 2 v souvislosti se žádostí o přiznání  důchodu.

4) Jde-li o žáky a studenty, je povinnost školy podle odstavce 1 splněna, pokud v záznamech školy jsou obsaženy údaje uvedené v odstavci 1 písm. a), b), popřípadě písm. f) a dále počátek a konec studia; bylo-li studium přerušeno, předčasně skončeno nebo v něm opět pokračováno, též tyto údaje.  

Problematiku vedení a předkládání ELDP upravuje ustanovení:

§ 38 zák. č. 582/1991 Sb., Evidenční listy

1)	Organizace a orgány plnící úkoly v důchodovém pojištění podle § 36 písm. a) až d), f) až n), q), s), u) až w), y) a z) jsou povinny vést pro  každého občana uvedeného v těchto ustanoveních, který je účasten důchodového pojištění  evidenční list, pokud nejde o pracujícího poživatele starobního důchodu.
2)	Evidenční list se vede pro každého občana za jednotlivý kalendářní rok. Pro každý kalendářní rok se vede vždy nový, a to i když trvala účast na důchodovém pojištění u téže organizace v předchozím kalendářním roce.
3)	Evidenční list se vede od 1.ledna kalendářního roku nebo ode dne vzniku účasti občana na důchodovém pojištění, vznikla-li tato účast po 1.lednu a ukončuje se dnem 31.prosince kalendářního roku nebo dnem skončení této účasti, skončila-li tato účast před 31. prosincem.
Do evidenčního listu se zapisují za každý  kalendářní rok po účetní uzávěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, a v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. prosincem do 1 měsíce po konečném vyúčtování  příjmů
a)	identifikační údaje organizace
b)	jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,
c)	druh výdělečné činnosti
d)	doba účasti na důchodovém pojištění
e)	doba důchodového pojištění
f)	vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti
g)	doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu podle  § 16 odst.4 písm. a) a d) zákona o důchodovém pojištění vylučují
h)	doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.
5)  Organizace je povinna vyhotovit dva stejnopisy evidenčního listu s údaji podle odstavce 4; jeden stejnopis je povinna předložit občanovi k podpisu a založit do své evidence (§ 35a odst.4 věta druhá) a druhý stejnopis, který opatří podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce  a svým razítkem,  je povinna vydat občanovi, a to nejpozději v den, kdy předkládá evidenční list příslušnému orgánu sociálního zabezpečení podle § 39 odst. 2 nebo 3. Nesouhlasí-li občan se zápisem organizace v evidenčním listu a organizace na základě žádosti občana  evidenční list včetně jeho stejnopisu neopraví, může občan požádat okresní správu sociálního zabezpečení příslušnou  podle § 39 odst. 1 do 30 dnů ode dne převzetí stejnopisu evidenčního listu, aby tento spor rozhodla. Příslušná okresní správa sociálního zabezpečení může zmeškání lhůty uvedené ve větě druhé prominout; proti rozhodnutí o prominutí zmeškání lhůty není odvolání přípustné  a toto rozhodnutí je vyloučeno ze soudního přezkumu. Jde-li o osobu ve služebním poměru, s výjimkou státních zaměstnanců podle služebního zákona, platí věty druhá   a třetí obdobně s tím, že  místo okresní správy sociálního zabezpečení je příslušný orgán sociálního zabezpečení uvedený v § 9 odst.1.   

§ 39 zák. č. 582/1991 Sb., Předkládání evidenčních listů  

1)  Evidenční listy se předkládají České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím okresní správy sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar organizace, ve kterém je vedena evidence mezd. Jde-li o osoby ve služebním poměru, s výjimkou státního zaměstnance podle služebního zákona, nebo o občana, jemuž vznikl nárok na důchod z důchodového pojištění příslušníků ozbrojených sil, předkládá se evidenční list orgánům ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti, podle toho, který orgán je příslušný k rozhodování   o dávkách důchodového pojištění.
2)	Organizace je povinna předložit evidenční list do 8 dnů 
a)	ode dne zápisu údajů do evidenčního listu podle § 38 odst. 4; skončilo-li zaměstnání před 31.prosincem a je nepochybné, že občan nejpozději do tří měsíců opět ve stejném kalendářním roce do zaměstnání u stejného zaměstnavatele vstoupí, nemusí být evidenční list předložen a lze pokračovat v záznamech na dřívějším evidenčním listu. Jsou –li po skončení zaměstnání dále vypláceny dávky nemocenského pojištění (péče), předkládá organizace evidenční list  do 8 dnů ode dne zápisu údajů o výplatě těchto dávek; trvala-li však výplata těchto dávek až do 31. prosince, předkládá organizace evidenční list ve lhůtě stanovené podle věty první, při zrušení organizace, popř. jejího útvaru.
b) ode dne svého zániku.

3)	Evidenční list je organizace povinna předložit orgánu sociálního zabezpečení     vždy   na základě jeho výzvy, a to do 8 dnů ode dne obdržení výzvy.

4)   Při úmrtí občana se předkládá evidenční list 
a)	spolu se žádostí o vdovský, vdovecký nebo sirotčí důchod,
b)	na vyžádání orgánu sociálního zabezpečení ve lhůtě jím určené,
c)	do tří měsíců od úmrtí, nebyla-li do té doby podána žádost podle písmene a)  a ani nebyl evidenční list vyžádán podle písmene b).

5)  Při uplatnění nároku na dávku důchodového  pojištění se  předkládá evidenční  list
spolu se žádostí okresní správě sociálního zabezpečení příslušné podle místa trvalého pobytu žadatele.

6)	Zůstane-li občan v zaměstnání i poté, co požádal o plný invalidní nebo částečný invalidní důchod, založí pro něj organizace nový evidenční list.

7)	Evidenční listy se předkládají na tiskopisech vydaných orgány sociálního zabezpečení nebo způsobem uvedeným v § 123e odst. 2 a 3.

Citace vybraných ustanovení zákona  č. 155/1995 Sb.

Kalendářní měsíce, které se při výkonu výdělečné činnosti nepovažují za dobu důchodového pojištění, vymezuje ustanovení :

 § 11 odst. 2 zák. č. 155/1995 Sb., 

Za dobu pojištění uvedenou v odstavci 1 písm. a) se u osob uvedených v § 5 odst. 1 písm. a) až d) a f) až l) a odst. 2 nepovažuje kalendářní měsíc, ve kterém nebyly dosaženy příjmy započitatelné do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného podle zvláštního zák. č. 589/1992 Sb., v platném znění proto, že tyto osoby nevykonávaly činnost zakládající účast na pojištění ani nepobíraly dávky nemocenského pojištění  (péče) nahrazující ušlý příjem. Podmínka zaplacení pojistného uvedená v odstavci 1 písm. a) se považuje za splněnou, i když zaměstnavatel pojistné na pojištění neodvedl, ačkoliv byl povinen toto pojistné odvést, pokud se dále nestanoví jinak; zaměstnavatelem se pro účely tohoto zákona rozumí právnická nebo fyzická osoba zaměstnávající pojištěnce v pracovním poměru a dalších pracovních vztazích, nebo k níž je pojištěnec v jiném právním vztahu zakládajícím účast na pojištění podle tohoto zákona, jakož i organizační složka státu. Za dobu pojištění uvedenou v odstavci 1 písm. a) se u osob uvedených  v  § 5 odst. 1 písm. a), d) a f) nepovažuje kalendářní měsíc, za který jejich zaměstnavatel neodvedl pojistné, které byl povinen odvést, je-li tímto zaměstnavatelem obchodní společnost a tyto osoby jsou současně společníky této společnosti anebo členy statutárního orgánu nebo dozorčí rady této společnosti; pro účely části věty před středníkem se za dlužné pojistné nepovažuje penále. Ustanovení věty třetí neplatí, bylo-li pojistné dlužné za kalendářní měsíc zaplaceno do tří let ode dne splatnosti tohoto pojistného.

Problematiku vyloučených dob upravuje:
§ 16 odst. 4 zák. č. 155/1995 Sb., 
 
Vyloučenými dobami jsou před 1. lednem 1996 doby, které se podle předpisů platných před tímto dnem vylučovaly při zjišťování hrubých výdělků  pro účely výpočtu průměrného měsíčního výdělku; přitom doby studia jsou vyloučenými dobami pouze v rozsahu, v jakém se považují za náhradní dobu pojištění. Vyloučenými dobami jsou po 31. prosinci 1995, pokud se nekryjí s dobou účasti na pojištění osob uvedených v § 5 odst. 1 písm. e), dobou pojištění, v níž měl pojištěnec příjmy, které se zahrnují do vyměřovacího základu, dobou pojištění podle § 11 odst. 1 písm. b), nebo dobou, za kterou náležely náhrady uvedené v § 16 odst. 3 větě třetí, doby
a)	pobírání dávek nemocenského pojištění (péče) nahrazujících  příjem z výdělečné činnosti
b)	pobírání plného invalidního důchodu  nebo starobního důchodu; přitom se za pobírání těchto důchodů považuje i vyplácení obdobných  důchodů od zahraničního nositele pojištění
c)	po které pojištěnec byl poplatníkem pojistného na pojištění, nelze-li zjistit výši jeho   vyměřovacích základů,
d)	výkon vojenské služby  v ozbrojených silách České republiky, pokud nejde o vojáky z povolání a vojáky v další službě, a výkonu civilní služby,
d)	účasti pojištění osob uvedených v § 5 odst. 1 písm. r) a s),
e)	studia uvedené v § 5 odst. 1 písm. m), 
f)	účasti na pojištění osob uvedených v § 5 odst. 1 písm. n)
g)	teoretické a praktické přípravy pro zaměstnání nebo jinou výdělečnou činnost osoby se zdravotním postižením,
ch) ode dne přiznání důchodu  do konce roku přiznání důchodu, jde-li o případy uvedené v § 18 odst. 2 a 3, a doby před dosažením 18let věku, jde-li o případy uvedené v § 18 odst. 2,
h)	za něž byly podle zákona o ochraně zaměstnanců při platební neschopnosti zaměstnavatele a o změně některých zákonů vyplaceny mzdové nároky v nižší částce, než náležely.

Podle § 54 odst. 4 zák. č. 582/1991 Sb. může příslušná OSSZ /PSSZ/ za nesplnění nebo porušení povinností stanovených v § 35  odst. 4 a § 37 až § 43 a § 83 zák. č. 582/1991 Sb., a čl.II bodu  1 zák. č. 582/1991 Sb., ve znění platném od 1. 1. 2004, uložit organizaci pokutu až do výše 100.000,- Kč a při opětovném nesplnění nebo porušení povinností, za jejichž nesplnění nebo porušení byla již pokuta uložena, pokutu až do výše 500.000,- Kč.

Pokuta až do výše 20.000,- Kč může být dále podle § 54 odst. 2 zák. č. 582/1991 Sb., v platném znění, uložena malé organizaci, která se bez předchozí omluvy nedostaví  za účelem provedení kontroly plnění jejích povinností v sociálním zabezpečení na místo určené OSSZ /PSSZ/. Tuto povinnost ukládá malé organizaci ustanovení § 12 písm. e) citovaného zákona.